sábado, 3 de dezembro de 2011

A importância de Sistemas da Informação

           Sistemas de Informação (SI) são sistemas que permitem a coleta, o armazenamento, o processamento, a recuperação e a disseminação de informações. SI são, hoje, quase sem exceção, baseados no computador e apóiam as funções operacionais, gerenciais e de tomada de decisão existentes na organização. Os usuários de SI são provenientes tanto do nível operacional, como do nível tático e mesmo estratégico e utilizam SI para alcançar os objetivos e as metas de suas áreas funcionais.
          
             Os sistemas de informação têm por objetivo gerar informações para a tomada de decisões, os dados são coletados, processados e transformados em informação. Sistemas de informação é uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback.
           
             Levando em consideração que o sistema pode ser definido como um grupo de elementos inter-relacionados ou em interação que formam um todo unificado, pode-se afirmar que a importância do SI em uma empresa é fundamental, pois atualmente, os profissionais de negócios dependem de muitos tipos de sistemas de informação.
        
             Um sistema de informação funciona em um ambiente que contém outros sistemas, portanto, um sistema pode fazer parte de outro sistema e tem a capacidade de transformar a si mesmo ou seu ambiente a fim de sobreviver, ele é adaptável.
          
             A estrutura mais apropriada para descrever um sistema de informação envolve uma linha de raciocínio que compreende três aspectos básicos:
1º Entrada - envolve a captação e a reunião de elementos que ingressam no sistema para serem processados. Exemplo: matérias primas, energia, dados e esforço humano;
2º Processamento - Envolve processos de transformação que convertem insumo (entrada) em produto. Exemplo: processo industrial, o processo da respiração humana, cálculos matemáticos;
3º Saída - Envolve a transferência de elementos produzidos por um processo de transformação até seu destino final. Produtos acabados, serviços humanos e informações gerenciais devem ser transmitidos a seus usuários.



COMPONENTES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
             Os componentes existentes em um SI, é complexo, não consiste apenas em hardware e software, consiste em pessoas, dados e redes. Os papéis que cada um desempenha no processo são essenciais para o funcionamento de todo o sistema, são eles:
Recursos humanos - é a parte humana, onde as pessoas são necessárias para operar o sistema. Os usuários podem ser classificados em dois grupos; os usuários finais e os especialistas em SI;
Recursos de Hardware - Abrange todos os dispositivos físicos e equipamentos utilizados no processamento de informações, abrangem ainda, os periféricos, os objetos tangíveis nos quais são registrados dados;
Recursos de Software - São os programas, estes dirigem e controlam o hardware e também os procedimentos que são meras instruções requisitadas por pessoas;
Recursos de dados - Os dados são um valioso recurso organizacional e devem ser efetivamente administrados para beneficiar os usuários. Os dados podem assumir diversas formas, como por exemplo: dados alfanuméricos e dados de texto. Os recursos de dados dos sistemas de informação normalmente são organizados em bancos de dados ou bases de conhecimento. A melhor maneira de se fazer um conceito de "dados" é partindo do princípio de que eles são recursos de matéria prima que são processados em produtos acabados de informação. Assim sendo os dados são manipulados de tal maneira que seu conteúdo é organizado, analisado e avaliado, tudo para que seja útil em um contexto adequado a um usuário humano;
Recursos de rede - Consistem em computadores, processadores de comunicações e outros dispositivos interconectados por mídia de comunicações e controlados por software. No entanto, os recursos de redes podem ser subdivididos em mídia de comunicações e suporte de redes.


ATIVIDADES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
             As atividades de um SI, é basicamente tudo que acontece nos sistemas de informação, essas atividades estão classificadas em cinco fases: Entrada, processamento, saída, armazenamento e controle. Vejamos em que consiste cada um deles:
Atividade de entrada - São os registros dos dados das transações;
Atividade de processamento - É a parte da organização, manipulação e análise dos dados. Neste momento os dados são convertidos em informação útil;
Atividade de saída - É a transmissão da informação, que pode ser por relatórios, formulários, imagens, que poderão ser fornecidos de diversas formas como: vídeo, áudio e outros;
Atividade de armazenamento - É a parte na qual os dados e as informações são guardados de forma organizada para uso posterior;
Atividade de controle - É quando o sistema produz feedback sobre todo o sistema. Esse feedback deve ser monitorado e avaliado para determinar se o sistema está atendendo aos padrões de desempenho estabelecidos, e se for o caso reajustá-los.

Alguns tipos de Sistemas da Informação:

  • Sistemas Transacionais;
  • Sistemas Gerenciais;
  • Sistemas Executivos;
  • Sistemas Especialistas;
  • Sistemas de Apoio à Decisão.
Benefícios de Sistemas da Informação para as empresas:

·    Redução dos custos das operações;

·    Melhoria no acesso às informações, proporcionando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;

·    Melhoria na produtividade;

·    Melhoria nos serviços realizados e oferecidos;

·    Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas;

·    Estímulo de maior interação dos tomadores de decisão;

·    Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões;

·    Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações;

·    Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam os sistemas;

·    Redução do grau de centralização de decisões na empresa;

·    Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos.

Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados (SGBD)

             
            Um sistema de gerenciamento de banco de dados não é nada mais do que um conjunto de programas que permitem armazenar, modificar e extrair informações de um banco de dados. Há muitos tipos diferentes de SGBD. Desde pequenos sistemas que funcionam em computadores pessoais a sistemas enormes que estão associados a mainframes. Também pode ser definido como uma coleção de programas que permitem ao usuário definir, construir e manipular bases de dados para as mais diversas finalidades.

           
           
            Um sistema de banco de dados é basicamente um sistema computadorizado de manutenção de registros. Pode ser considerado o equivalente eletrônico de um armário de arquivamento; ou seja, um repositório ou recipiente para uma coleção de arquivos de dados.
         
            Um sistema de gerenciamento de banco de dados implica a criação e manutenção de bases de dados, elimina a necessidade de especificação de definição de dados, age como interface entre os programas de aplicação e os ficheiros de dados físicos e separa as visões lógica e de concepção dos dados. Assim sendo, são basicamente três os componentes de um SGBD:
  • Linguagem de definição de dados (especifica conteúdos, estrutura a base de dados e define os elementos de dados);
  • Linguagem de manipulação de dados (para poder alterar os dados na base);
  • Dicionário de dados (guarde definições de elementos de dados e respectivas características – descreve os dados, quem os acede, etc.
Aplicações de bancos de dados
           
             Sistemas Gerenciadores de Bancos de dados são usados em muitas aplicações, enquanto atravessando virtualmente a gama inteira de software de computador. Os Sistemas Gerenciadores de Bancos de dados são o método preferido de armazenamento/recuperação de dados/informações para aplicações multi-usuárias grandes onde a coordenação entre muitos usuários é necessária.

Aplicativo de Banco de Dados

             
             Um Aplicativo de Banco de dados é um tipo de software exclusivo para gerenciar um banco de dados. Aplicativos de banco de dados abrangem uma vasta variedade de necessidades e objetivos, de pequenas ferramentas como uma agenda, até complexos sistemas empresariais para desempenhar tarefas como a contabilidade.
             
             O termo "Aplicativo de Banco de dados" usualmente se refere a softwares que oferecem uma interface para o banco de dados. O software que gerencia os dados é geralmente chamado de sistema gerenciador de banco de dados (SGBD). Exemplos de aplicativos de banco de dados:
                                                                                          


Algumas funções relevantes do SGBD são:

·    Interação com o sistema de arquivos do sistema operacional;

·    Cumprimento da integridade;

·    Cumprimento da segurança;

·    Cópias de segurança (“backup”) e recuperação;

·    Controle de concorrência;

·    Otimização e execução dos comandos DML;

·    Dicionário de Dados;

·    Desempenho.

Modelos de Bancos de Dados:

·    Modelo Hierárquico;

·    Modelo em Rede;

·    Modelo Orientado a Objetos;

·    Modelo Relacional: mais usado!


Vantagens dos Bancos de Dados:

·    Integridade pode ser mantida;

·    Dados podem ser compartilhados;

·    Segurança pode ser reforçada;

·    Suporte a transações pode ser fornecido;

·    Redundância pode ser reduzida;

·    Inconsistência pode ser evitada (até certo ponto);

·    Requisitos contraditórios podem ser equilibrados;

·    Padrões podem ser reforçados.

Outras vantagens de Banco de Dados:

·    Organização dos dados, pois a estrutura dos dados é muito complicada para ser armazenada em tabelas;

·    Volume de dados, pois o volume dos dados é muito grande para ser armazenado em uma tabela;

·    Velocidade/Eficiência, pois os dados são obtidos e atualizados rapidamente no BD;

·    Concorrência, pois diferentes aplicações/usuários podem compartilhar os mesmos dados;

·    Redundância controlada, pois dados compartilhados não precisam ser replicados;

·    Aplicabilidade, pois à diminuição no tempo de desenvolvimento da aplicação.


Desvantagens dos Bancos de Dados:

·      Danos ao banco de dados afetam virtualmente todos os programas;

·      Treinamento inicial necessário aos programadores e usuários;

·      Os sistemas de banco de dados são complexos, difíceis e demorados para projetar;

·      Custos iniciais de software e hardware altos;

·      Custos altos para conversão de sistemas baseados em arquivos para bancos de dados.

A ferramenta Excel (Planilha Eletrônica)


            O Office Excel é uma ferramenta poderosa e muito utilizada para ajudar as pessoas a analisar informações, a fim de tomar melhores decisões. Usando o Office Excel e os Serviços do Excel, se pode obter ideias para compartilhar e gerenciar as informações corporativas com a maior confiança.
            O Excel possibilita a análise, o gerenciamento e o compartilhamento de informações de mais formas do que nunca, a qual ajuda a tomar decisões melhores e mais inteligentes. Na produção de relatórios financeiros ou no gerenciamento de despesas pessoais, o Excel oferece mais eficiência e flexibilidade para conseguir os objetivos desejados.
            O Excel foi o primeiro programa de seu tipo a permitir ao usuário definir a aparência das planilhas (fontes, atributos de caracteres e aparência das células). Também, introduziu recomputação inteligente de células, na qual apenas células dependentes da célula a ser modificada são atualizadas (programas anteriores recomputavam tudo o tempo todo ou aguardavam um comando específico do usuário). O Excel tem capacidades avançadas de construção de gráficos.
             Em outras palavras o Excel é uma folha de cálculo integrada, com funções de base de dados e a possibilidade de criação de gráficos. Disponibiliza ainda, um conjunto de ferramentas de análise dirigidas às áreas de Estatística e Financeira, ou seja, é uma planilha eletrônica que realiza diversos cálculos e gera gráficos de forma fácil e descomplicada. Algumas pessoas também o utilizam como um banco de dados simplificado.


Exemplo de uma Planilha de Custos de Hardware e Software de um escritório de Contabilidade abaixo: 
                                  

                                  

                                  


A Microsoft Excel permite:

  • Calcular e/ou simular (Fórmulas e Funções);
  • Manipular bases de dados;
  • Desenhar gráficos;
  • Obter/analisar informação de tabelas e/ou bases de dados;
  • Analisar Dados (Ferramentas de Análise.

Vantagens do Microsoft Excel:
  • Riqueza Funcional;
  • Personalização;
  • Possível utilização em rede;
  • Flexibilidade do programa;
  • Facilidade de execução;
  • Barras de ferramentas programáveis;
  • Classificação e filtragem automáticas;
  • Formatação automática;
  • Criação de linhas e colunas automaticamente;
  • Referências estruturadas para uso em fórmulas.

domingo, 20 de novembro de 2011

Sistema de Informação Gerencial (SIG) - Contabilidade

          O SIG pode ser definido como dispositivos que suprem os gerentes e os tomadores de decisão com informações para ajudá-los a alcançar as metas da organização, gerando relatórios diversos. Ele gera produtos de informação que apóiam muitas das necessidades cotidianas de tomada de decisão de gerentes de empresas. Relatórios, telas e respostas produzidas por esses SI fornecem informações que os gerentes especificaram de antemão para o adequado atendimento de suas necessidades de informação. Esses produtos de informação predefinidos satisfazem as necessidades de informação dos administradores dos níveis operacional e tático, que encontram tipos mais estruturados de situações de decisão.

- Características de um SIG:

·     Geram relatórios com formatos fixos e padronizados;
·     Produzem relatórios impressos e em tela;
·     Usam dados internos armazenados em computador;
·     Permitem que usuários finais façam seus próprios relatórios personalizados;
·     Requerem pedidos formais dos usuários.

- Benefícios do SIG para a CRAJ Administradora de Condomínios:

·    Redução de custos nas operações;
·   Melhoria no acesso às informações com relatórios precisos e rápidos, com menor esforço;
·    Melhoria na produtividade e nos serviços realizados e oferecidos;
·   Melhoria na tomada de decisões, com fornecimento de informações mais rápidas e precisas;
·    Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão;
·    Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões;
·    Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações;
·    Redução do grau de centralização de decisões na empresa e;
·    Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos.

- Áreas de aplicação dos SIG:

·     SIG de Marketing;
·     SIG Industrial;
·     SIG de Recursos Humanos;
·     SIG Financeiro.

- Sistemas de Administração Financeira (Contabilidade):

            São baseados no computador apóiam os gerentes financeiros nas decisões relativas ao financiamento de uma empresa e à alocação e controle de recursos financeiros na empresa.

As principais categorias de sistemas de administração financeira incluem:

*Administração de Caixa - Coleta informações, em tempo real ou em uma base periódica, sobre todos os recebimentos e desembolsos de caixa de uma empresa. Os sistemas de administração de caixa:

·    Permitem às empresas depositarem ou investirem mais depressa os fundos em excesso e, com isso, aumentarem a renda gerada por fundos depositados ou investidos;

·    Produzem previsões diárias, semanais ou mensais de recebimentos ou desembolsos de dinheiro (previsões de fluxo de caixa) que são usadas para identificar futuros déficits ou excessos de caixa.

*Administração de Investimentos On-line - Muitas empresas investem seu excesso de caixa em títulos negociáveis de baixo risco em curto prazo ou em alternativas de maior retorno e risco, de forma que a receita do investimento possa ser obtida até que os fundos sejam requeridos. Os serviços on-line de administração de investimentos:

·    Ajudam o gerente financeiro a tomar decisões de compra, venda ou retenção para cada tipo de título de forma a desenvolver uma composição ótima de títulos que minimize riscos e maximize receitas de investimento para a empresa.

*Orçamentos de Capital - O processo de orçamento de capital envolve a avaliação da rentabilidade e impacto financeiro de propostas de dispêndios de capital. Esta aplicação faz uso intenso de modelos de planilha eletrônica que incorporam a análise do valor atual dos fluxos de caixa esperados e a análise de probabilidade de riscos para determinar a ótima combinação de projetos de capitalização para a empresa.

*Previsão e Planejamento Financeiros - Uma diversidade de pacotes de previsão financeira fornece técnicas analíticas que resultam em previsões econômicas ou financeiras de condições econômicas locais e nacionais, níveis de salários, níveis de preço e taxas de juros.
            Os sistemas de planejamento financeiro utilizam modelos de planejamento financeiro para avaliar o desempenho financeiro presente e projetado de uma empresa ou de uma de suas divisões ou subsidiárias. Os sistemas de planejamento financeiro:

·    Ajudam a determinar as necessidades financeiras de uma empresa e analisam métodos alternativos de financiamento do negócio;

·    Utilizam previsões financeiras relativas à situação econômica, operações empresariais, tipos de financiamento disponíveis, taxas de juros e preços de ações e obrigações para desenvolver um plano ótimo de financiamento para a empresa;

·    Usam pacotes de planilhas eletrônicas para montar e manipular modelos;

·    São utilizados para responder situações hipotéticas e perguntas relativas à busca de objetivos para avaliar alternativas de financiamento e investimento.

- O Sistema de Informação Contábil é um dos componentes do sistema de informação gerencial (SIG, em linguagem da TI ou tecnologia da informação). Em geral deverá ser composto das seguintes partes (ou módulos):
  • Contabilidade geral que esta direcionada ao registro contábil nos moldes do padrão internacional, com o foco nos itens monetários de Balanço (Contabilidade financeira). Pode disponibilizar trabalhos adicionais como a elaboraçãode fluxo de caixa, planilhas de empréstimos, cálculo de juros, etc.);
  • Contabilidade patrimonial que esta direcionada a informação para a gestão dos chamados itens não monetários do balanço: contas do Ativo Permanente e do Patrimônio Líquido, cálculo da Depreciação, Reavaliação, etc;
  • Contabilidade de custos que esta integrada a movimentação dos almoxarifados e direcionada a informação sobre a apropriação e os rateios contábeis dos custos e despesas;
  • Contabilidade gerencial que é informação para a gestão administrativa com ênfase nas análises financeira e econômica (esta última principalmente em relação aos custos e investimentos), conversão em moeda estrangeira, consolidação de balanços, etc;
  • Controladoria que esta integrada aos Orçamentos de curto-prazo, e direcionadas às informações dos chamados itens controláveis do Balanço;
  • Contabilidade Estratégica que esta integrada aos Orçamentos e Programas de Longo-Prazo, direcionadas `a informação para a chamada Gestão Estratégica.