domingo, 20 de novembro de 2011

Sistema de Processamento de Transações (SPT) - Contabilidade

         Os SPT são sistemas que servem o nível operacional da organização, monitorando as atividades diárias ou normais de uma empresa como controle de estoque, folha de pagamento, atendimento a clientes, fluxo de materiais, entre outros. O principal objetivo dos SPT é responder a questões rotineiras e acompanhar o fluxo de transações através da organização.  Os SPT capacitam as organizações a executar suas atividades mais importantes de maneira mais eficiente. Sendo assim, esses sistemas são importantes fornecedores de dados para o nível operacional da empresa e também para os níveis mais elevados da empresa.

- Exemplo de SPT

          Atribuições para a CRAJ Administradora de Condomínios - Informações de clientes, Folha de pagamento, Cadastro de empregados, Processamento de pedidos de serviços, Faturamento, Contas a pagar e contas a receber.

- Descrição de Alguns SPT para Contabilidade:

*Contas a Receber - Mantêm registros de totais devidos por clientes a partir de dados gerados pelas compras e pagamentos dos clientes. Exemplos:

·    Produzem faturas e extratos mensais para os clientes e relatórios de administração de crédito;
·    Fornecem relatórios aos gerentes para ajudá-los a controlar o montante de crédito prorrogado e a cobrança de dinheiro devido.

*Contas a Pagar – Localizam dados relativos à contratação e pagamentos de serviços prestados. Exemplos:

·    Preparem cheques em pagamento de faturas e produzem relatórios de administração de caixa;
·   Ajudam a garantir o pronto pagamento às empresas terceirizadas contratadas para manter boas relações, a garantir uma boa situação de crédito e a assegurar todos os descontos oferecidos pelo pronto pagamento;
·    Propiciam rigoroso controle financeiro de todos os desembolsos de caixa da empresa;
·    Fornecem à administração as informações necessárias para a análise de pagamentos, despesas, contas de despesa com funcionários e necessidades de fundos de caixa.

*Folha de Pagamento - Recebem e mantêm dados dos cartões de ponto dos funcionários e outros registros de trabalho. Exemplos:

·   Produzem contracheques e outros documentos como, por exemplo, declarações de rendimentos, relatórios de folha de pagamento e de análise da mão-de-obra;
·   Ajudam as empresas a efetuarem pagamentos pontuais e acurados a seus funcionários, bem como relatórios a órgãos do governo no tocante a rendimentos, impostos e outras deduções;
·    Fornecem relatórios analisando os custos e a produtividade da força de trabalho.

*Livro-razão Geral - Consolidam dados recebidos de contas a receber, contas a pagar folha de pagamento e outros sistemas de informação contábil. Os sistemas de livro-razão geral. Exemplos:

·    Produzem os demonstrativos e relatórios financeiros periódicos;
·    Ajudam as empresas a executar tarefas contábeis de maneira acurada e oportuna;
·    Normalmente fornecem melhores controles financeiros e relatórios administrativos e envolvem menos pessoal e menor custo do que os métodos contábeis manuais.

Características dos SPT:

·     Entrada e alimentação de dados;
·     Processamento e armazenamento;
·     Geração de documentos;
·     Grande quantidade de dados de entrada e de saída;
·     Necessidade de processamento eficiente (on-line ou batch);
·     Alto grau de repetição no processamento;
·     Computação simples;
·     Grande necessidade de armazenamento;
·     Necessidade de auditoria;
·     Problemas relacionados com segurança.

 As atividades do SPT compreendem a:

·     Coleta de dados - pode ser manual ou automatizada, consiste na entrada dos dados;
·     Edição de dados: validação e integridade;
·     Correção de dados: erros diversos;
·     Manipulação dos dados: cálculos, classificação, disposição...
·     Armazenamento - guarda dos dados em um ou mais bancos de dados;
·     Produção de documentos: podem ser impressos ou exibidos na tela do computador.

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