Sistema de Informação Gerencial (SIG) - Contabilidade

          O SIG pode ser definido como dispositivos que suprem os gerentes e os tomadores de decisão com informações para ajudá-los a alcançar as metas da organização, gerando relatórios diversos. Ele gera produtos de informação que apóiam muitas das necessidades cotidianas de tomada de decisão de gerentes de empresas. Relatórios, telas e respostas produzidas por esses SI fornecem informações que os gerentes especificaram de antemão para o adequado atendimento de suas necessidades de informação. Esses produtos de informação predefinidos satisfazem as necessidades de informação dos administradores dos níveis operacional e tático, que encontram tipos mais estruturados de situações de decisão.

- Características de um SIG:

·     Geram relatórios com formatos fixos e padronizados;

·     Produzem relatórios impressos e em tela;

·     Usam dados internos armazenados em computador;

·     Permitem que usuários finais façam seus próprios relatórios personalizados;

·     Requerem pedidos formais dos usuários.

- Benefícios do SIG para a CRAJ Administradora de Condomínios:

·    Redução de custos nas operações;

·   Melhoria no acesso às informações com relatórios precisos e rápidos, com menor esforço;

·    Melhoria na produtividade e nos serviços realizados e oferecidos;

·   Melhoria na tomada de decisões, com fornecimento de informações mais rápidas e precisas;

·    Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão;

·    Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões;

·    Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações;

·    Redução do grau de centralização de decisões na empresa e;

·    Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos.

- Áreas de aplicação dos SIG:

·     SIG de Marketing;

·     SIG Industrial;

·     SIG de Recursos Humanos;

·     SIG Financeiro.

- Sistemas de Administração Financeira (Contabilidade):

            São baseados no computador apóiam os gerentes financeiros nas decisões relativas ao financiamento de uma empresa e à alocação e controle de recursos financeiros na empresa.

As principais categorias de sistemas de administração financeira incluem:

*Administração de Caixa - Coleta informações, em tempo real ou em uma base periódica, sobre todos os recebimentos e desembolsos de caixa de uma empresa. Os sistemas de administração de caixa:

·    Permitem às empresas depositarem ou investirem mais depressa os fundos em excesso e, com isso, aumentarem a renda gerada por fundos depositados ou investidos;

·    Produzem previsões diárias, semanais ou mensais de recebimentos ou desembolsos de dinheiro (previsões de fluxo de caixa) que são usadas para identificar futuros déficits ou excessos de caixa.

*Administração de Investimentos On-line - Muitas empresas investem seu excesso de caixa em títulos negociáveis de baixo risco em curto prazo ou em alternativas de maior retorno e risco, de forma que a receita do investimento possa ser obtida até que os fundos sejam requeridos. Os serviços on-line de administração de investimentos:

·    Ajudam o gerente financeiro a tomar decisões de compra, venda ou retenção para cada tipo de título de forma a desenvolver uma composição ótima de títulos que minimize riscos e maximize receitas de investimento para a empresa.

*Orçamentos de Capital - O processo de orçamento de capital envolve a avaliação da rentabilidade e impacto financeiro de propostas de dispêndios de capital. Esta aplicação faz uso intenso de modelos de planilha eletrônica que incorporam a análise do valor atual dos fluxos de caixa esperados e a análise de probabilidade de riscos para determinar a ótima combinação de projetos de capitalização para a empresa.

*Previsão e Planejamento Financeiros - Uma diversidade de pacotes de previsão financeira fornece técnicas analíticas que resultam em previsões econômicas ou financeiras de condições econômicas locais e nacionais, níveis de salários, níveis de preço e taxas de juros.

            Os sistemas de planejamento financeiro utilizam modelos de planejamento financeiro para avaliar o desempenho financeiro presente e projetado de uma empresa ou de uma de suas divisões ou subsidiárias. Os sistemas de planejamento financeiro:

·    Ajudam a determinar as necessidades financeiras de uma empresa e analisam métodos alternativos de financiamento do negócio;

·    Utilizam previsões financeiras relativas à situação econômica, operações empresariais, tipos de financiamento disponíveis, taxas de juros e preços de ações e obrigações para desenvolver um plano ótimo de financiamento para a empresa;

·    Usam pacotes de planilhas eletrônicas para montar e manipular modelos;

·    São utilizados para responder situações hipotéticas e perguntas relativas à busca de objetivos para avaliar alternativas de financiamento e investimento.

- O Sistema de Informação Contábil é um dos componentes do sistema de informação gerencial (SIG, em linguagem da TI ou tecnologia da informação). Em geral deverá ser composto das seguintes partes (ou módulos):

• Contabilidade geral que esta direcionada ao registro contábil nos moldes do padrão internacional, com o foco nos itens monetários de Balanço (Contabilidade financeira). Pode disponibilizar trabalhos adicionais como a elaboraçãode fluxo de caixa, planilhas de empréstimos, cálculo de juros, etc.);

• Contabilidade patrimonial que esta direcionada a informação para a gestão dos chamados itens não monetários do balanço: contas do Ativo Permanente e do Patrimônio Líquido, cálculo da Depreciação, Reavaliação, etc;

• Contabilidade de custos que esta integrada a movimentação dos almoxarifados e direcionada a informação sobre a apropriação e os rateios contábeis dos custos e despesas;

• Contabilidade gerencial que é informação para a gestão administrativa com ênfase nas análises financeira e econômica (esta última principalmente em relação aos custos e investimentos), conversão em moeda estrangeira, consolidação de balanços, etc;

• Controladoria que esta integrada aos Orçamentos de curto-prazo, e direcionadas às informações dos chamados itens controláveis do Balanço;

• Contabilidade Estratégica que esta integrada aos Orçamentos e Programas de Longo-Prazo, direcionadas `a informação para a chamada Gestão Estratégica.

Sistema de Processamento de Transações (SPT) - Contabilidade

         Os SPT são sistemas que servem o nível operacional da organização, monitorando as atividades diárias ou normais de uma empresa como controle de estoque, folha de pagamento, atendimento a clientes, fluxo de materiais, entre outros. O principal objetivo dos SPT é responder a questões rotineiras e acompanhar o fluxo de transações através da organização.  Os SPT capacitam as organizações a executar suas atividades mais importantes de maneira mais eficiente. Sendo assim, esses sistemas são importantes fornecedores de dados para o nível operacional da empresa e também para os níveis mais elevados da empresa.

- Exemplo de SPT

          Atribuições para a CRAJ Administradora de Condomínios - Informações de clientes, Folha de pagamento, Cadastro de empregados, Processamento de pedidos de serviços, Faturamento, Contas a pagar e contas a receber.

- Descrição de Alguns SPT para Contabilidade:

*Contas a Receber - Mantêm registros de totais devidos por clientes a partir de dados gerados pelas compras e pagamentos dos clientes. Exemplos:

·    Produzem faturas e extratos mensais para os clientes e relatórios de administração de crédito;

·    Fornecem relatórios aos gerentes para ajudá-los a controlar o montante de crédito prorrogado e a cobrança de dinheiro devido.

*Contas a Pagar – Localizam dados relativos à contratação e pagamentos de serviços prestados. Exemplos:

·    Preparem cheques em pagamento de faturas e produzem relatórios de administração de caixa;

·   Ajudam a garantir o pronto pagamento às empresas terceirizadas contratadas para manter boas relações, a garantir uma boa situação de crédito e a assegurar todos os descontos oferecidos pelo pronto pagamento;

·    Propiciam rigoroso controle financeiro de todos os desembolsos de caixa da empresa;

·    Fornecem à administração as informações necessárias para a análise de pagamentos, despesas, contas de despesa com funcionários e necessidades de fundos de caixa.

*Folha de Pagamento - Recebem e mantêm dados dos cartões de ponto dos funcionários e outros registros de trabalho. Exemplos:

·   Produzem contracheques e outros documentos como, por exemplo, declarações de rendimentos, relatórios de folha de pagamento e de análise da mão-de-obra;

·   Ajudam as empresas a efetuarem pagamentos pontuais e acurados a seus funcionários, bem como relatórios a órgãos do governo no tocante a rendimentos, impostos e outras deduções;

·    Fornecem relatórios analisando os custos e a produtividade da força de trabalho.

*Livro-razão Geral - Consolidam dados recebidos de contas a receber, contas a pagar folha de pagamento e outros sistemas de informação contábil. Os sistemas de livro-razão geral. Exemplos:

·    Produzem os demonstrativos e relatórios financeiros periódicos;

·    Ajudam as empresas a executar tarefas contábeis de maneira acurada e oportuna;

·    Normalmente fornecem melhores controles financeiros e relatórios administrativos e envolvem menos pessoal e menor custo do que os métodos contábeis manuais.

Características dos SPT:

·     Entrada e alimentação de dados;

·     Processamento e armazenamento;

·     Geração de documentos;

·     Grande quantidade de dados de entrada e de saída;

·     Necessidade de processamento eficiente (on-line ou batch);

·     Alto grau de repetição no processamento;

·     Computação simples;

·     Grande necessidade de armazenamento;

·     Necessidade de auditoria;

·     Problemas relacionados com segurança.

 As atividades do SPT compreendem a:

·     Coleta de dados - pode ser manual ou automatizada, consiste na entrada dos dados;

·     Edição de dados: validação e integridade;

·     Correção de dados: erros diversos;

·     Manipulação dos dados: cálculos, classificação, disposição...

·     Armazenamento - guarda dos dados em um ou mais bancos de dados;

·     Produção de documentos: podem ser impressos ou exibidos na tela do computador.

Sistemas de Suporte de Decisões (SSD) - Contabilidade

           Um SSD ou SAD (Sistema de Apoio a Decisão), pode ser definido como um conjunto de pessoas, procedimentos, software, banco de dados e dispositivos utilizados para dar suporte à tomada de decisões específica de um problema, sendo que o foco deste sistema está na tomada de decisões em face de problemas comerciais não-estruturados ou semi-estruturados, ou seja, atuam no suporte à tomada de decisões gerenciais. Os sistemas de suporte à decisão oferecem o potencial de gerar maiores lucros, menores custos e melhores produtos e serviços. Os SSD, embora sejam parcialmente destinados aos níveis mais elevados da gerencia, são utilizados em todos os níveis. O mais importante é que um SSD deve auxiliar aqueles que têm que tomar decisões, de todos os níveis, em todos os aspectos da tomada de decisão, incluindo os relacionados aos processos empresariais de valor adicionado. Além disso, a abordagem de SSD leva em consideração que pessoas e não maquinas, tomam decisões.   

         Os sistemas de suporte a decisão apresentam algumas características que lhes proporcionam o potencial para serem eficazes ferramentas de apoio gerencial. De modo geral, um sistema de suporte a decisão pode:

1. Características do Sistema de Suporte à Decisão (SSD):

• Manipular grandes volumes de dados;

• Obter e processar dados de fontes diferentes;

• Proporcionar flexibilidade de relatórios e de apresentação;

• Possuir orientação tanto textual quanto gráfica; 

• Executar análises e comparações complexas e sofisticadas utilizando pacotes de mercado; 

• Dar suporte as abordagens de otimização, satisfação e heurística; 

• Executar análise de simulações e por metas.

2. Arquitetura de um Sistema de Suporte à Decisão

            Um SSD é composto por um banco de dados, um banco de modelos e um gerador de SSD. Um SSD típico, além disso, contém uma interface com o usuário, uma conexão para banco de dados externos e acesso a outros sistemas baseados em computadores: A interface com o usuário de um SSD, chamada de gerenciados de diálogo, possibilita que os tomadores de decisões acessem e manipulem com facilidade o SSD e permite a utilização de termos e expressões comerciais comuns. O acesso a banco de dados externos propicia que o SSD percorra vasto volumes de informações contidas no banco de dados corporativo, permitindo que o SSD recupere informações sobre estoques, vendas, pessoal, produção, finanças, contabilidade e outras áreas. O acesso a outros sistemas baseados em computadores permite que o SSD seja ligado a outros sistemas poderosos, ou subsistemas de função específica.

3. O banco de modelos

            O propósito do banco de modelos de um SSD é proporcionar aos tomadores de decisões acesso a uma variedade de modelos e auxiliá-los no processo decisório. O banco de modelos pode incluir um software de gerenciamento de modelos (SGM), que coordena o uso de modelos em um SSD. Alguns modelos: 

• Modelos financeiros, a qual fornece análises de fluxo de caixa, taxa interna de retorno e outras análises de investimento;

• Modelos de análises estatísticas, a qual pode fornecer resumos estatísticos, projeções de tendências e testes de hipóteses entre outros;

• Modelos gráficos, que são pacotes de software que auxiliam os tomadores de decisões a projetar, desenvolver e utilizar apresentações gráficas de dados e informações;

• Modelos de gerenciamento de projetos, a qual é usada para manipular e coordenar grandes projetos e para se descobrir atividades ou tarefas críticas que podem atrasar, ou por em perigo todo um projeto se não forem completadas em tempo hábil e de modo econômico em termos de custo. 

4. As atividades gerenciais podem ser resumidas e classificadas em três categorias:

• Planejamento estratégico - onde são traçados os objetivos da organização, a alteração desses objetivos, a utilização dos recursos para atingir os objetivos, as políticas de aquisição, uso e disponibilidade dos recursos;

• Controle Gerencial (ou tático) - processo onde os gerentes asseguram que a obtenção e o uso dos recursos são efetivos em conformidade com os objetivos;

• Controle Operacional - processo que visa assegurar que a tarefa especifica é executado com efetividade.